总裁办主任(含行政、办公室、公关企宣、体系标准督查、党建等企业中后端工作)
下属人数:
工作职责:
企业战略及制度流程管理
1、参与制定公司年度战略规划,并追盯实施进度,形成阶段性计划完成报告,做出显差、关差分析,并提报集团董事长。根据公司战略发展规划,制定行政体系年度工作计划,完善行政管理流程化与标准化建设工作,推动实施并监督、检查落实情况,不断优化和持续改进,实行闭环管理。
2、参与制定公司年度总预算和季度预算,并分阶段进行相应调整,汇总、审核本部门的月度预算并参加集团月度预算分析与平衡会议,以达成对公司行政、企宣、党建、公关、接待等成本的有效管控;
二、文印资质管理
1、负责集团及各子分公司营业执照及印章的办理、使用、年检及保管;
2、负责集团及各子分公司各类资质手续的办理、管理及关系维护;
三、资产采购及管理
1、负责集团各类固定资产的统计、采购、管理、发放、维护和盘点;
2、负责审核各分公司采购物品,并做月度费用汇总和分析;
3、负责工作范围内合作供应商的日常管理、考核定期评估工作;
四、文件、档案资料管理: 负责文件的上传下达,并追踪领导签批文件的工作进度。负责集团档案资料管理,采取纵横联合检索管理办法,定期追踪检查各档案归存情况;
五、会务、接待、活动管理
1、负责组织集团周、月度例会及专题会议,负责组织召开公司行政、企宣、党建、公关、法务等方面各类会议并负责会议决定的督办。负责筹备组织集团公司重要活动。
2、负责集团重大会议(股东大会、董事会、监事会)及年会的组织筹备工作,负责全国各行业协会在青的会议商务会务组织及接待工作,负责做好重要宾客来访的安排、商务接待工作(含吃住行游,同时,集团下属两个宾客接待型会所,归口总裁办管理);
3、负责组织员工出游及节假日礼物等福利的安排、采购、发放;
六、文案撰写
1、整理和编写企业大事记、半年及全年工作报告、董事会工作报告、监事会工作报告、党建经验交流及党建类工作报告、企业战略规划、企业战略实施阶段性报告等;
2、负责集团高层重要会议发言稿、对外宣传稿等文案撰写工作;
七、法务管理: 负责集团法务工作,对各类合同进行合规性审核,规避法律风险;负责处理诉讼案件。
八、日常行政管理
1、负责公司车辆的管理制度完善,合理调度车辆使用,管控油费,外部租赁车辆的协调工作;
2、负责集团公司(维客国际商务中心)办公区绿化、卫生环境管理(施行6s管理);
3、负责集团及各子分公司管理人员出差安排,完善差旅制度,同时保障员工出行交通成本最低、路线最优,住宿环境最佳;
4、负责公司办公环境的优化和调整工作,包括办公区域装饰、负责监督、管理卫生保洁工作和办公区的消防安全管理工作;
九、企业公关外联及宣传
1、负责企业文化宣传工作及公关舆情处理,建立和维护媒体关系(山东电视台、青岛电视台、大众日报、青岛日报、青岛早报、青岛晚报、半岛都市报、财经日报、青岛新闻网、大众网、半岛网、今日头条、腾讯、网易、百度、搜狗及自媒体大V联盟等);
2、负责集团与政府相关职能部门对接及公共关系维护(市人大、市政协、市总工会、市工商联、市委组织部、市委宣传部、市商务局(含金融办)、市市场监督管理局、市招商局、市公安局、市文明委;李沧区、城阳区规划局、国土局等相关部门)。
3、负责集团与各行业协会对接并处理相关事务(在职期间,担任青岛市商业联合会副秘书长,相关协会主要有: 中国连锁经营协会、中国百货业协会、青岛市总商会、青岛市商业联合会-副会长单位、青岛市老字号协会-会长单位、青岛市企业联合会等)。
4、负责公司企业文化宣传,对外宣传稿的拟定,公司外网、内网及公众号管理,企业宣传片的制作以及企业VI的落实应用,树立良好的企业形象。
5、协助各分子公司进行公关外联的策划和引导。
十、参与集团层面新开发项目(产业)的前期筹备工作。
主要工作业绩描述:
一、完成8家分公司工商注册,新公司筹开前消防、资质、卫生等前置审批手续的办理,与各政府职能部门保持良好的关系;5天时间组织并完成10余家涉及重要合资合作的各分公司各类资质、证照变更及合资公司的新证照办理。
二、处理多项涉及拆迁、补偿、房产、证照等历史遗留问题(国企改制时遗留的问题,追溯较为复杂);
三、与各项目所在地周边社区、银行做前期关系铺垫,并将各关系负责人正常顺利的引荐给分公司负责人;
四、修定并落地执行了一系列集团管理制度: 包含档案、采购招标、部门协调、合同管理、、舆情管控、通用考核标准等30余项;
五、组织实施流程再造工作,促进各业务单位、职能部门工作衔接顺畅、有序,制定出《工作对接流程表》《单据签批流程表》,并做出具体要求,得到公司各部门领导及员工认可,解决各部门交集工作的推诿、扯皮、推责,同时大大提高工作效率,并增加了团队凝聚力;总裁办牵头,创建职能部门工作协调例会制度,协调解决各类工作协作问题,提高了部门间协作水平。
六、在法务工作中,结合司法实践,相关合同审核出多项漏洞,规避多项风险,在某些合同审核时,坚持不予以在流程审批环节中签字,为公司避免了巨大损失,并在各类诉讼环节灵活应对,解决了多项涉及诉讼的问题,公司给予额外薪金奖励。
七、2年内圆满完成各项省、市级参观、调研接待28次,筹备市级协会各类会议6次,协办中国商业联合会高峰论坛、青岛商业联合会年会等高端商务会议,全程负责中国统计学博导(高级别专家)级论坛(交流会)的接待工作,担任青岛市商业联合会副秘书长等协会职务。
八、品牌建设方面,负责山东省“厚道鲁商”参选工作,并成功入选,成为青岛市12家厚道鲁商企业之一,组织并邀请了包括青岛日报、青岛电视台、网易、腾讯、头条、青岛各纸媒在内的35家主流媒体及知名自媒体至公司进行采访报道;成功处理青岛电视台、头条、青岛新闻网、网易新闻等舆情事件8次。
九、圆满完成集团OA(网络标准化办公系统)的建立、完善、使用。
十、圆满完成集团范围内电力集采及系统改造,为集团每年节省约400余万元用电费用。
十一、党建方面,代表青岛市非公党建圆满完成山东省委组织部的调研、检查,获得省委组织部领导的高度评价;非公党建各项举措获得省委组织部高度认可,撰写党建典型材料入选山东省党史年鉴。
离职原因: 因爱人患病,身体出现问题而离职,现已痊愈。